De functie van receptionist is op zijn minst veelzijdig te noemen. Het aantal taken dat een baliemedewerker krijgt, is niet op ��n hand te tellen. En niet alle taken zijn zo voor de hand liggend�
Onthaal en gezicht van de firma
Als receptionist sta je in voor het onthaal van bezoekers zoals klanten en leveranciers maar ook voor je eigen collega’s.
Bij het binnenkomen van het kantoor is de kans groot dat jij het eerste gezicht bent binnen het bedrijf dat ze te zien krijgen. Dit betekend dat het onthaal, afhankelijk van de persoon, warm en vlot dient te verlopen. Met andere woorden volg je de nodige etiquette als receptionist om klanten te ontvangen.
Bij het binnenkomen van collega’s of andere vaste medewerkers volstaat het waarschijnlijk om een vriendelijke goedemorgen te wensen. Voor klanten en leveranciers zorg je dan eerder voor een vlot contact met hun contactpersoon binnen het bedrijf.
Je zal ook instaan voor het opmaken van bezoekerspassen, parkeerkaarten of badges. Een goede receptionist zorgt ervoor dat bij deze taak geen enkele fout sluipt (naam, bedrijf, … )
Telefonist: regelen van alle telefoonverkeer
Een receptionist kan veel tijd steken in telefoneren. Maar waar een telefonist zich 100 procent kan concentreren op gesprekken zal je als receptionist naast telefoneren nog andere taken moet doen. Waarschijnlijk tussen de telefoongesprekken heen.
Belangrijkste taken van een receptionist bij telefoonverkeer:
Planning en reserveringen opmaken en beheren
In veel gevallen zal een receptionist ook toegang hebben tot de agenda van bepaalde personen. Het is dan aan jou om deze planning te respecteren en eventueel aan te passen aan de hand van inkomende telefoons of mails.
Reserveringen zijn ook de verantwoordelijkheid van een receptionist. Zo zijn de meest voorkomende reserveringen voor:
Behandeling van post: intern en extern
Er komt minder en minder externe post binnen en dus neemt de postsortering steeds minder tijd in van de receptionist. Al blijft het toch een belangrijke taak want er worden meer en meer pakketjes verstuurd dan vroeger. Ook de interne post passeert langs de receptionist. Het achterlaten van post aan de balie is namelijk eenvoudiger dan het volledige bedrijf te moeten rondlopen om de dossiers op een bepaald bureau te gaan neerleggen.
Administratieve ondersteuning
Zelfs een receptionist heeft wel af en toe wat vrije of rustige uurtjes. Op dat moment zal je waarschijnlijk ingeschakeld worden om administratieve taken te doen. Afhankelijk van je ervaring en motivatie kunnen deze alsmaar belangrijker worden. Het kan zijn dat op termijn verwacht wordt dat je enkele administratieve taken autonoom verwerkt. We denken hierbij bijvoorbeeld aan facturatie of tijdsregistratie. Hoe dan ook zullen het administratieve taken zijn die periodiek terugkomen.
Als receptionist is het enkel opletten dat je niet te veel administratieve taken toegegooit krijgt. Anderzijds leer je als receptionist zo goed met zakelijke softwarepakketten werken.
Bestellingen afwerken
Als receptionist is één van je taken het bijhouden en afwerken van interne bestellingen. Zo zal je instaan voor:
Communicatie tussen werknemers
Wat veel vergeten wordt maar toch een belangrijke taak is van een receptionist is instaan voor de communicatie tussen collega’s of andere werknemers.
Zo zal het vaak gebeuren dat je de vraag krijgt om:
Als receptionist zal je na verloop van tijd de meeste werknemers en management kennen en dat maakt jou dus de perfecte tussenpersoon.
Van alle administratieve functies is receptionist een goede start voor velen. Maar wat is het loon van een receptionist en zijn er extra legale voordelen die je sowieso mag verwachten?
Ter inspiratie voor je sollicitatie maken we dit voorbeeld van een motivatiebrief voor een receptionist of receptioniste. Vergeet zeker niet jouw eigen sterke punten (skills) op te nemen alsook de reden waarom je deze vacature gekozen hebt binnen de functie.
Het ziet er een eenvoudige bureaujob uit maar receptionisten hebben aardig wat kwaliteiten nodig. Niet enkel hard skills zoals talen maar ook enkele belangrijke soft skills�
Als receptionist heb je veel mogelijkheden als je de juiste kaarten in handen hebt. In deze sectoren kan je werken als receptionist en bij dit soort bedrijven zoeken ze veel onthaalmedewerkers
