Project manager: neem een stap terug en bekijk externe factoren!

Wat bedoelen we met een stap terug nemen?
Life isn’t simple! Dit geldt ook voor projecten. Het is niet omdat een project gestart wordt met een bepaald doel, budget en timing dat deze heilig zijn. Het zou te simpel zijn…

De meeste project managers denken niet na over externe veranderingen tot deze mede gedeeld worden door het management. Het is echter cruciaal dat de project manager reeds vroegtijdig kan ingrijpen indien er aanpassingen zullen volgen. 

Door een stap terug te zetten bekijkt de project manager zijn project even van buitenaf zoals het management dit zou doen. De vragen die je mag stellen zijn:

• is het vooropgestelde budget nog steeds aanwezig
• kunnen er problemen sluipen in mijn projectteam door externe factoren (bedrijf, economie, concurrentie, … )
• is het project nog nuttig en correct ingevuld
• is de timing nog up-to-date of dienen we sneller te schakelen? 

Waarom moet je als project manager een stap terug zetten?
Wil je je als project manager on top of your game zijn dan is het zaak ook externe factoren in rekening te brengen en je project aan te passen indien nodig. Als je wacht op input van buitenaf of je steekt je kop in het zand dan bestaat de kans dat je eigen eiland (project) wel eens onder water komt te staan. De wereld en bedrijven veranderen snel. 

Enkele voorbeelden van externe factoren die je project kunnen beïnvloeden
Er zijn enkele typische voorbeelden die elke project manager zal aanvoelen en er zijn enkele externe factoren die enkel de beste project managers weten te spotten:

• verandering van het management
• overname of fusie 
• overlappende projecten
• concurrentie acteert sneller
• project is redundant geworden 
• landschap verandert (economie, sector, sociaal, … )

Actief op zoek gaan of bepaalde factoren voor je project nog steeds van toepassing zijn is niet vanzelfsprekend en ontdekken dat er externe factoren wegen op je project is beangstigend. 

Vandaar dat meeste project managers liever hun kop in het zand steken en verder werken op hun eilandje die ze perfect onder controle hebben…

Maar durf dus eens een stap terugzetten mijn beste project manager en bekijk de wereld zoals hij vandaag is of morgen zal zijn. Niet zoals hij was bij de opstart van je project...