Het ziet er een eenvoudige bureaujob uit maar receptionisten hebben aardig wat kwaliteiten nodig. Niet enkel hard skills zoals talen maar ook enkele belangrijke soft skills�
Wat doet een receptionist?
Een goede baliemedewerker of receptionist zorgt voor de binding in een bedrijf. De belangrijkste taken van een receptionist zijn dan ook communicatie en organisatie zoals:
Welke skills heb je als receptionist nodig om bovenstaande taken te volbrengen?
Als receptionist krijg je geen voorgedefinieerde lijst met taken bij het begin van de dag. Je hebt enkele doorlopende taken zoals de planning en organisatie van enkele items. Misschien doe je zelf wat administratief werk tussendoor. Maar de grote hap uit je tijd zal moeten inspelen op gebeurtenissen op het moment zoals het binnenkomen van een klant of beantwoorden van een telefoon.
Eerst en vooral moet je een geboren planner zijn
Omdat alles door elkaar loopt qua taken van een receptionist, zal het aan jou zijn om deze taken goed te plannen. Niet eenvoudig als je continu gestoord wordt door binnen wandelende leverancier of telefoontjes van klanten.
Talen: Nederlands, Frans, Duits… hoe meer hoe liever als receptionist.
De tijd dat we enkel in onze eigen gemeente klanten hadden, is al lang voorbij. Ook de leveranciers komen steeds van verder met producten. Daarom zijn talen voor een receptionist zo belangrijk.
Afhankelijk van het bedrijf waar dat je tewerkgesteld bent, variëren de talen van Nederlands, Frans en Engels naar de andere veel voorkomende talen Duits en Spaans. Soms heb je nog een exotischere taal nodig. Bijvoorbeeld als je in een transportbedrijf werkt dat veel ritten in Rusland volbrengt.
Hardware en software: kennis van desktop, laptop, tablets, smartphone en zo veel mogelijk software
Op alle soorten manieren zitten computers en software ingeburgerd in de functie van receptionist. Natuurlijk heb je de basissoftware zoals agenda’s en e-mail maar veelal komt daar ook andere softwaretoepassingen bij. CRM, HRM of ERP software zijn veel gebruikte toepassingen.
Tegenwoordig zal dit ook niet enkel via een desktop of laptop verlopen maar bestaat de kans dat je een tablet of smartphone krijgt om basisbewerkingen in te voegen of aan te passen.
Telefoneren is een kunst
Als receptionist ben je ook best handig met de telefoon. De telefoon beantwoorden is nog steeds een groot deel van je dagtaak. Niet alleen het gesprek is hier belangrijk. Ook het correct doorgeven en schakelen is een must.
Multitasken zoals de beste
We weten wel dat echt multitasken niet bestaat maar hoe dichter je in de buurt komt, hoe beter je de job als receptionist kan uitvoeren. Je zal namelijk als snel met meer dan 5 taken per keer bezig zijn.
Op dat moment is het dus ook héél belangrijk om te weten welke taak het meeste van je tijd krijgt. Prioriteiten stellen is dan je enige optie.
Presentatie: they do judge a book by his cover
Je voorkomen is belangrijk. Het is namelijk de baliemedewerker die het gezicht vormt van het bedrijf. Je zal dus geen tweede kans krijgen om een eerste indruk te maken of je persoonlijkheid uit te spelen in een lang gesprek. Meestal heb je 30 seconden voor er een beeld gevormd wordt over jou en dus ook het bedrijf.
Van alle administratieve functies is receptionist een goede start voor velen. Maar wat is het loon van een receptionist en zijn er extra legale voordelen die je sowieso mag verwachten?
Ter inspiratie voor je sollicitatie maken we dit voorbeeld van een motivatiebrief voor een receptionist of receptioniste. Vergeet zeker niet jouw eigen sterke punten (skills) op te nemen alsook de reden waarom je deze vacature gekozen hebt binnen de functie.
De functie van receptionist is op zijn minst veelzijdig te noemen. Het aantal taken dat een baliemedewerker krijgt, is niet op ��n hand te tellen. En niet alle taken zijn zo voor de hand liggend�
Als receptionist heb je veel mogelijkheden als je de juiste kaarten in handen hebt. In deze sectoren kan je werken als receptionist en bij dit soort bedrijven zoeken ze veel onthaalmedewerkers
